Continuamos con este post sobre el Dominio de Desempeño del Trabajo del Proyecto de la serie de artículos dirigidos a hacer un recorrido sobre cada dominio incluido en la Guía PMBOK 7 con el objeto de ver que novedades se nos aportan respecto al contenido de la Guía PMBOK 6.

Este dominio de desempeño del trabajo del proyecto aborda las actividades y funciones asociadas con el establecimiento de los procesos del proyecto, la gestión de los recursos físicos y el fomento de un entorno de aprendizaje.

Objetivos

La ejecución efectiva de este dominio de desempeño tiene los siguientes resultados deseados:

• Desempeño eficiente y efectivo del proyecto.
• Los procesos del proyecto son apropiados para el proyecto y el entorno.
• Comunicación adecuada con los interesados.
• Gestión eficiente de recursos físicos.
• Gestión eficaz de las adquisiciones.
• Capacidad mejorada del equipo gracias al aprendizaje continuo y la mejora de procesos.

El trabajo del proyecto está asociado con el establecimiento de los procesos y la realización del trabajo para permitir que el equipo de proyecto cumpla con los entregables y resultados esperados.

Procesos del proyecto

El director del proyecto y el equipo de proyecto establecen y revisan periódicamente los procesos que el equipo de proyecto está utilizando para llevar a cabo el trabajo. Es evidente que no se gestiona igual un proyecto grande que uno pequeño, ni un proyecto crítico frente a uno menos crítico.

La adaptación del proceso se puede utilizar para optimizar el mismo a las necesidades del proyecto pudiendo utilizar como técnicas de optimización de los procesos los métodos de producción lean (para detectar actividades que no agregan valor), retrospectivas o lecciones aprendidas (que nos ofrecen una oportunidad para revisar la forma en qué el equipo funciona y sugerir cambios al proceso), o determinar cuál es la siguiente tarea que optimiza la entrega de valor.

El tiempo dedicado al seguimiento de la conformidad con el proceso es tiempo que el equipo de proyecto no puede dedicar a entregar los resultados para los cuales se emprendió el proyecto.

Equilibrio de las restricciones en competencia

Liderar con éxito un proyecto incluye comprender las restricciones asociadas con el trabajo. Estas restricciones pueden adoptar la forma de fechas de entrega fijas, cumplimiento de códigos regulatorios, un presupuesto predeterminado, políticas de calidad, etc.

Equilibrar estas restricciones cambiantes, al tiempo que se conserva la satisfacción de los interesados, es una actividad continua en el proyecto.

Conservación del enfoque del equipo de proyecto

Liderar el equipo de proyecto incluye equilibrar la carga de trabajo y evaluar si los miembros del equipo de proyecto están satisfechos con su trabajo para que permanezcan motivados. Para maximizar el valor del negocio y de los interesados entregado a lo largo del proyecto, la atención del equipo de proyecto debe mantenerse en un equilibrio saludable.

Liderar con el objetivo de maximizar el valor total entregado implica centrarse en la producción (entrega de valor) y proteger la capacidad de producción del equipo de proyecto (salud y satisfacción del equipo de proyecto).

Comunicaciones e involucramiento en el proyecto

Gran parte del trabajo del proyecto está asociado con la comunicación y el involucramiento, especialmente el trabajo asociado con el mantenimiento del involucramiento de los miembros del equipo de proyecto y otros interesados. Como se describe en el dominio de desempeño de los interesados, la comunicación implica comunicación formal e informal, además de verbal y escrita.

Una abundancia de solicitudes de comunicación ad hoc puede indicar que la planificación de la comunicación no fue suficiente para satisfacer las necesidades de los interesados.

Gestión de los recursos físicos

Algunos proyectos requieren materiales y suministros provenientes de terceros. Planificar, ordenar, transportar, almacenar, rastrear y controlar estos recursos físicos puede implicar gran cantidad de tiempo y esfuerzo.

Los objetivos desde la perspectiva de la gestión de los recursos físicos son:

• Reducir o eliminar el manejo y almacenamiento de materiales en el sitio.
• Eliminar los tiempos de espera para los materiales.
• Minimizar los deshechos y los desperdicios.
• Promover un ambiente de trabajo seguro.

Trabajo con adquisiciones

Muchos proyectos involucran alguna forma de contratación o adquisición. Las adquisiciones pueden cubrir todo, desde materiales, equipos de capital y suministros hasta soluciones, mano de obra y servicios. Las organizaciones generalmente tienen políticas y procedimientos rigurosos asociados con las adquisiciones.

Antes de efectuar una adquisición, el director del proyecto y los miembros del equipo de proyecto técnicamente cualificados trabajan con profesionales contratantes para desarrollar la solicitud de propuesta (RFP), el enunciado del trabajo (SOW), los términos y condiciones y otros documentos necesarios para abrir la licitación.

Los documentos de las licitaciones pueden incluir:

• Solicitud de información.
• Solicitud propuesta.
• Solicitud de cotización.

Una vez se distribuyen los documentos de las licitaciones, el comprador generalmente convoca a una conferencia de oferentes para responder a las preguntas de los mismos y proporcionar información aclaratoria. A continuación, los oferentes desarrollan sus respuestas y las entregan al comprador en la fecha especificada en los documentos de la licitación.

Elegir al mejor proveedor se basa en una serie de criterios (experiencia, referencias….) que el comprador evalúa antes de seleccionar al proveedor adecuado.

Finalmente, las partes llegan a un acuerdo y celebran un contrato, convirtiéndose el proveedor a partir de ese momento en un interesado más del proyecto.

Monitoreo de nuevos trabajos y cambios

En proyectos adaptativos el director del proyecto trabaja con el dueño del producto para gestionar las expectativas en torno a la adición del alcance, las implicaciones para el presupuesto y la disponibilidad de los miembros del equipo de proyecto. El dueño del producto prioriza la lista de trabajo pendiente del proyecto de forma continua, para que se completen los elementos de alta prioridad pudiendo el dueño de producto considerar el proyecto finalizado cuando se entregan los elementos de mayor priroridad.

En proyectos predictivos, el equipo de proyecto gestiona activamente los cambios en el trabajo para garantizar que en la línea base del alcance solo se incluyan cambios aprobados. Los cambios aprobados se integran en los documentos aplicables de planificación del proyecto, la lista de trabajo pendiente asociado al producto y el alcance del proyecto.

Aprendizaje a lo largo del proyecto

Periódicamente el equipo de proyecto puede reunirse para determinar qué pueden hacer mejor en el futuro (lecciones aprendidas) y cómo pueden mejorar y cuestionar el proceso en las próximas iteraciones (retrospectivas).

A lo largo de los proyectos los equipos desarrollan y comparten conocimiento explícito y conocimiento tácito. El conocimiento explícito se documenta mientras que el conocimiento tácito se comparte vinculando a las personas que necesitan el conocimiento con las personas que tienen ese conocimiento.

Verificación de resultados

RESULTADO	VERIFICAR
Desempeño eficiente y efectivo del proyecto	Los informes de estado muestran que el trabajo del proyecto es eficiente y efectivo.
Procesos del proyecto que son apropiados para el proyecto y el entorno	La evidencia muestra que los procesos del proyecto han sido adaptados para satisfacer las necesidades del proyecto y del entorno. Las auditorías de los procesos y las actividades de aseguramiento de la calidad muestran que los procesos son relevantes y son utilizados de manera efectiva.
Comunicación e involucramiento adecuados con los interesados	El plan de comunicación del proyecto y los artefactos de comunicación demuestran que las comunicaciones planificadas se están entregando a los interesados.
Gestión eficiente de los recursos físicos	La cantidad de material utilizado, los deshechos y la cantidad de retrabajo indican que los recursos se están utilizando eficientemente.
Gestión eficaz de las adquisiciones	Una auditoría de las adquisiciones demuestra que los procesos apropiados utilizados fueron suficientes para la adquisición y que el desempeño del contratista está de acuerdo con el plan.
Manejo efectivo del cambio	Los proyectos que utilizan un enfoque predictivo tienen un registro de cambios que muestra que los cambios están siendo evaluados de manera holística teniendo en cuenta el alcance, el cronograma, el presupuesto, los recursos, los interesados y los impactos del riesgo. Los proyectos que utilizan un enfoque adaptativo tienen una lista de trabajo pendiente que indica la tasa de logro del alcance y la tasa de adición de nuevo alcance.
Capacidad mejorada gracias al aprendizaje continua y a la mejora de los procesos	Los informes de estado del equipo muestran menos errores y retrabajo con un aumento en la velocidad.

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