La Guía PMBOK^® describe a los interesados del proyecto como aquellos individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar, verse afectados o percibirse a sí mismos como afectados por una decisión, actividad o resultado de un Proyecto.

Pensemos ahora en un proyecto dónde el cliente no esta conforme con el producto final entregado, y aplicando los «Cinco porqués de Toyota«, tratemos de identificar el motivo por el que el proyecto no tuvo el éxito esperado:

1. ¿Por qué el director financiero de la empresa no utiliza el producto de gestión de proyectos desarrollado? Porqué la herramienta no permite generar un diagrama de hitos de facturación de cada proyecto.
2. ¿Por qué la herramienta no permite generar un diagrama de hitos de facturación de cada proyecto? Porqué no se contempló esa funcionalidad en la documentación de requisitos.
3. ¿Por qué no se contempló esa funcionalidad en la documentación de requisitos? Porqué nadie expuso inicialmente esa necesidad durante las reuniones de toma de requisitos.
4. ¿Por qué nadie expuso inicialmente esa necesidad durante las reuniones de toma de requisitos? Porqué el director de facturación no fue incluido en el registro de interesados.
5. ¿Por qué el director de facturación no fue incluido en el registro de interesados? Porqué no se identificaron correctamente los interesados del proyecto.

El no considerar al director financiero como interesado, motivó su descontento y su falta de compromiso con el proyecto. A raíz de esta situación, el director financiero introdujo serios recortes económicos que finalmente impidieron la continuidad del proyecto.

Aunque es sólo una situación hipotética, es un claro ejemplo de porqué resulta tan importante la Gestión de los Interesados en los proyectos.

El análisis de los interesados es una de las técnicas que podemos utilizar para identificar y clasificar a los interesados. Algunos modelos de clasificación de interesados son:

• Matriz de poder/interés: agrupa a los interesados considerando su nivel de autoridad e interés en el proyecto.
• Matriz de poder/influencia: agrupa a los interesados basándose en su autoridad y participación activa en el proyecto.
• Matriz de influencia/impacto: agrupa a los interesados basándose en su participación activa en el proyecto y su capacidad de efectuar cambios a la planificación o ejecución del proyecto.
• Modelo de prominencia: describe clases de interesados basándose en su poder (capacidad de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de atención inmediata) y legitimidad.

Considerando una matriz poder/interés, ¿qué tipo de interesado consideras era el director de facturación en el proyecto descrito anteriormente? Lógicamente, si fue capaz de recortar el presupuesto del proyecto al ver que éste no daba respuesta a sus necesidades, es evidente que tenía autoridad e interés en el proyecto. ¿Cómo deberíamos haberlo gestionado? Identificándolo desde el inicio y dando respuesta a sus requerimientos.