Aunque no sea objeto del examen PMP (Project Management Professional), debemos entender cómo surgen los proyectos dentro de las organizaciones.

Antes de que un proyecto se inicie con la redacción y aprobación del acta de constitución del proyecto, previamente se ha debido realizar un trabajo de análisis, evaluación y priorización de la petición dentro de la organización. Sin este trabajo previo, será muy difícil poder redactar adecuadamente el acta de constitución del proyecto.

Aunque la Guía PMBOK menciona la necesidad de disponer de un caso de negocio para poder elaborar el acta de constitución del proyecto, no dice nada sobe el proceso que debemos seguir desde que surge la demanda hasta que ésta se convierte en proyecto.  Hagamos hincapié a continuación en los pasos que conforman el proceso de gestión de la demanda:

1. Recepción de la petición. Por lo general, la petición puede hacer referencia a un problema, oportunidad o restricción impuesta sobre la organización.
2. Análisis de la petición. Entender el motivo de la petición y evaluar qué valor aporta a la organización. Decidir si debe hacerse, rechazarse o si requiere de mayor análisis.
3. Desarrollo del caso de negocio. Cuando el análisis confirma que la petición debe hacerse, el equipo necesita discutir soluciones alternativas y evaluar el coste estimado de cada alternativa.
4. Priorización frente a otros proyectos. Disponer de un caso negocio para cada petición, y de un plan estratégico contra el que contrastar el valor de cada proyecto, clave para facilitar la priorización.
5. Conseguir la aprobación y los fondos necesarios para ejecutar el proyecto. Una vez que una petición ha sido analizada y priorizada, alguien (por lo general un patrocinador ó sponsor) tiene que proporcionar los fondos necesarios para su ejecución.
6. Asignar un jefe de proyecto y dar inicio al proyecto con la redacción del acta de constitución.

Un director de proyecto que se ve involucrado en este proceso, debe tener claro que está realizando trabajo de análisis y no de dirección del proyecto.

Para todos aquellos que tengan interés en profundizar más sobre cómo convergen el trabajo de análisis y de dirección de proyectos, recomendamos leer la Guía Práctica para Análisis de Negocio.